Поштовани,
Текст који је пред Вама је покушај да Вам се овим новим начином међусобне комуникације обратимо и у извесној мери помогнемо да архива организације у којој радите буде у добром стању.
Закон од сваког правног лица у чијем раду настаје архивска грађа и документарни материјал изричито тражи следеће:
К А О П Р В О:
Да сопственим општим правним актом (Правилником) регулише своје канцеларијско пословање и да сопственом листом пропише рокове чувања за појединачне категорије – врсте докумената које ствара својим радом.
Колико год да на први поглед делује драматично, ово је релативно једноставно урадити. На крају ове публикације одштампан је један типски (“угледни”) примерак Правилника о канцеларијском пословању који можете кориговати и прилагодити својим потребама и тако израдити сопствени Правилник.
Такође, понуђен је и уопштени примерак оријентационе листе којом ћете прописати минималне рокове чувања – образац на основу којег можете саставити сопствену листу. Уколико закључите да је понуђени рок прекратак, слободно можете прописати и дужи рок чувања, али не можете скраћивати рок предложен понуђеном листом, иако Вам се можда учини да је он непотребно дуг.
Листа којом се прописују рокови чувања је у ствари анекс уз Правилник о канцеларијском пословању – као засебан акт (пожељно) или као саставни део правилника (евентуално), ово остављамо Вама на вољу...
Вашу Листу категорија са роковима чувања регистратурског материјала (то јој је пун назив) у једном примерку достављате надлежном архиву и можете је примењивати након што од Архива у писменој форми добијете повратну информацију: то је Сагласност на листу категорија.
К А О Д Р У Г О :
Сваки стваралац архивске грађе дужан је да води евиденцију о архивској грађи. За ову евиденцију најподеснији је образац архивске књиге. Архивска књига купује се у књижарама (обично је књижари не држе на лагеру, али је могу наручити).
На крају ове публикације одштампан је образац архивске књиге, са упутством како се попуњава – како се води ова евиденција. Уколико не можете пронаћи архивску књигу у књижарама, можете искористити образац који смо Вам понудили и сами га као табелу (формат А-4) штампати на вашем рачунару. И обична канцеларијска хефталица ће у крајњој линији завршити посао.
Копију или препис архивске књиге за претходну календарску годину (или за више календарских година, уколико то нисте редовно радили) достављате једном годишње надлежном архиву.
К А О Т Р Е Ћ Е :
Сваке године обавља се такозвано излучивање – односно одабирање из архивске грађе свог оног безвредног регистратурског материјала којем су рокови чувања протекли и његово уништавање по посебној процедури (коју ћемо у даљем тексту описати).
Редовним излучивањем ослобађате себе баласта чувања непотребне хартије, избегавате гужву у архиви и по ормарима у радним просторијама, а себи омогућавате да документа која Вам заиста требају много брже и лакше пронађете у сређеној архиви него у претрпаној просторији где често до жељеног регистратора не можете чак ни да допрете (ако не верујете нама, консултујте и Фенг-шуи).
Када приступите излучивању ОБАВЕЗНО направите списак – попис документације која је непотребна и којој су рокови чувања протекли па желите да је баците. Овај попис (који се зове Предлог за излучивање безвреног регистратурског материјала) потписује трочлана комисија и њега достављате надлежном архиву. На крају ове публикације одштампан је типски образац предлога, који можете искористити приликом излучивања.
Архив Вам решењем даје сагласност на тај попис (или ставља примедбу и тим решењем из понуђеног пописа изузима одређене категорије, а на остале даје сагласност). На тај начин – двоструком контролом – умањује се могућност да се грешком побацају и документа које треба сачувати.
Тек по добијању решења можете тај део архиве са списка уништити – предајом отпаду или на други подесан начин (овде апелујемо и на Вашу еколошку свест - рециклажом ћете спасити неко дрво!). Ако подаци у документима које уништавате представљају службену или пословну тајну, пре предаје отпаду требало би их исећи, поцепати, или на неки други маштовит начин учинити нечитким.
О излучивању се саставља записник, који потписујете заједно са представником надлежног Историјског архива који је одобрио излучивање.
Регистраторе можете испразнити, прелепити етикете и поново их користити...
Излучивање се може обављати једном, али и у више наврата у току године, парцијално, уколико то околности изискују. Понекад је, чак, тако лакше и сигурније... Процените сами како Вам је згодније!
ПАЖЊА: кршење ове процедуре представља прекршај и Архив тада по службеној дужности покреће прекршајни поступак против правног лица и одговорног лица у правном лицу. Документација се не сме бацати без пописа и решења надлежног архива!
К А О Ч Е Т В Р Т О :
Архивску грађу треба чувати “у сређеном и безбедном стању”. У реалном животу, ова уопштена формулација требало би да значи следеће:
Најпожељније решење за смештај архиве је да у оквиру пословне зграде постоји посебна просторија која би служила као архивски депо. Наравно, уколико то не можете себи да приуштите, морате сами тражити подесно решење у оквиру задате ситуације. У сваком случају: ПРОСТОРИЈА У КОЈОЈ ЈЕ СМЕШТЕНА АРХИВА МОРА БИТИ СУВА И ЧИСТА!
Тавани и подруми апсолутно су неподесни за ту сврху.
Осветљење, макар вештачко, мора постојати у таквој просторији. Сијалице са ужареним влакном треба избегавати: лед сијалице, неонке и сијалице са “хладном светлошћу” су превентива од пожара. Ако просторија има прозоре, згодно је да имају и платнени застор или ролетну (натписи избледе на сунчевом светлу).
Приступ улазу у депо треба да је такав да омогући нормално манипулисање архивом макар просечно спретном службенику (никако са мердевина, неограђених платформи и слично).
Опрема за депо подразумева полице, евентуално радни сто и противпожарни апарат.
Размак између регала – сталажа са полицама треба да је довољно широк да се може комотно пролазити. Избегавајте да у полице ређате два реда регистратора, један иза другог. Ако је регал широк (двострани), поставите га на средину да му можете прићи са обе стране. Тако ћете имати бољи преглед, лакше проналазити тражени документ и биће вам мање тешко да га након коришћења вратите на његово место (а враћање је услов да архива заиста служи својој сврси).
У архивски депо се не уносе и у њега се не одлажу запаљиве материје (папир је већ сам по себи довољно запаљив!). Такође, немојте дозволити да се у архивски депо “привремено” одлажу расходовани делови инвентара и канцеларијских апарата. То “привремено” се одужи у недоглед, а архивска грађа брзо постаје подстанар разним олупинама и кршу који више ничему не служи.
Добро је да за архивски депо буде задужен један радник који ће водити рачуна о томе да сви који улазе у архиву нека правила понашања поштују. За документ који је дат на употребу прави се реверс. Ако већ службеници самостално узимају документа из депоа, није лоше да се увек зна код кога је кључ. Ко није вратио регистратор на место!? Пет раширених регистратора на поду депоа убрзо постају модел понашања и постају педесет раширених регистратора на поду депоа. Коришћен регистратор УВЕК вратите на његово место! Инсистирајте на томе код свих који у депо улазе.
Проветравање депоа се обавља повремено, дезинфекција и дератизација по потреби.
Сређивање архиве је посао који се може обавити на више начина, а описаћемо најједноставнији и најбржи, практично, пречицу до циља.
Иако се излучивање по правилу ради из већ сређене архиве, у пракси је прећутно прихваћено и уобичајено је да се оно врши или пре сређивања или у току сређивања. Тако се ослобађа физички простор у депоу за ону грађу која ће остати на чувању и смањује се обим архиве која ће се сређивати.
Безвредна документа којима је рок чувања протекао износе се из депоа, слажу се у близини депоа (још увек се не бацају!). Упоредо се врши попис те документације. На крају ове публикације одштампан је типски образац на коме вршите попис приликом излучивања.
Попис у рукопису касније прекуцавате (у Wорд или Еxцел програму) и достављате Историјском архиву на сагласност – како је претходно већ описано код излучивања .
Архиву коју остављате за чување ређате у полице, и то по следећим правилима:
Пре свега, не мора се сва архива чувати у архивском депоу. Неке посебно значајне документе можете издвојити (као на пример: документацију о оснивању фирме, картоне депонованих потписа, матичне књиге, техничку – пројектну документацију за зграду и објекте, изводе из земљишних књига и слично) и чувати их ван депоа, на подесном месту. Може то бити фиока писаћег стола, метална каса, закључани плакар у радној просторији... У архивској књизи, у посебној рубрици, само се стави напомена где се та документа налазе.
Ако у депоу има више регала, почиње се од првог регала лево од врата депоа.
Уобичајено је да се из горњег левог угла ређа најстарија документација, па се календарске године нижу по редоследу према млађим годиштима (на исти начин на који читамо неки текст). Затим се прелази на следећи регал, опет слева на десно, и тако редом – док има полица.
У оквиру календарске године, документацију разврставамо према секторима (организационим јединицама – нпр: правна служба, рачуноводство и књиговодство, комерцијала, производња... или: школски одбор, директор, педагог, рачуноводство, наставничко веће...).
Потом, у оквиру сектора, по врстама – категоријама архивске грађе. Којим редом?
На почетку године стави се деловодник, па онда пратећа документа. Стави се књига фактура, па за њом фактуре. Увек се на почетку одређене групе докумената, ако за ту групу постоји помоћна књига (регистар, уписник, именик...) стави та помоћна књига.
Али, архиву можете организовати и тако да сваки сектор има свој депо, или свој регал - део депоа, па у оквиру сектора ређати документацију према неком свом логичном правилу. Међутим, овакав начин сређивања компликује вођење архивске књиге, или изискује вођење неколико архивских књига које се на крају обједињују – те га не препоручујемо.
Али, ако немате засебну просторију за архиву, нема вам друге него да сопственом креативношћу дођете до решења које ће вам помоћи да ваша архива буде у том сређеном и безбедном стању.
Осим тога, готово сваки архив у Србији има сајт на интернету преко кога се може ступити у контакт са радником архива који се бави архивском грађом на терену. Свака недоумица се може разрешити кроз консултације које су бесплатне.
У сваком случају, нико други не може боље од вас самих познавати документацију коју стварате, колико често је користите, о колико важним или мање важним стварима она сведочи, шта треба да вам је увек при руци...
Верујте у себе, не плашите се архиве.
Сретан рад ...
